La numérisation de documents est une opération importante lorsqu'on souhaite gérer ses dossiers de façon numérique et détruire par la suite les documents originaux. Or, le but ultime de la numérisation de documents est l’amélioration de la gestion de l’information ainsi que gérer l’espace et l'accès aux documents électroniques.
Pourquoi numériser vos documents?
Certains choisissent de numériser leurs documents dans le but de résoudre des problèmes liés au stockage de documents et ainsi libérer de l’espace physique. Par ailleurs, la numérisation de documents peut également servir à :
- Améliorer l’efficacité de l'entreprise;
- Optimiser les coûts;
- Gagner du temps;
- Sécuriser les données avec un archivage externe à toute épreuve;
- Rechercher facilement des documents numérisés.
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Les bonnes questions à se poser avant la numérisation de documents
Dans un premier temps, il faut déterminer les objectifs à atteindre par la numérisation de documents. Évaluer ses besoins et décider dans quelle mesure ou contexte la numérisation est ou non appropriée.
- Souhaitez-vous numériser tous vos dossiers papier ?
- Dans quel but le faites-vous ?
- Quelles sont les dimensions et l’état de conservation des documents ?
- Quel type de numérisation désirez-vous : RVB et/ou niveau de gris ?
- Quelle est la résolution de numérisation (200 ppp, 300 ppp, 400 ppp ou 600 ppp) ?
- Quel format aura votre fichier au final (PDF, JPEG ou TIFF) ?
- Sur quel support de livraison l'attendez-vous ?
- Désirez-vous que la numérisation se fasse à votre ou à notre bureau ?
ABCnumérique - l'expert de la numérisation de documents
ABCnumérique met en place tout son savoir-faire pour analyser votre chaîne de travail afin de prioriser la numérisation de documents et d’en tirer les meilleurs bénéfices (réduction des délais, simplification des procédures, meilleur partage de l’information, etc.).
Toutefois, vous avez une tâche à accomplir avant de nous confier le mandat: cibler les documents à numériser. Pour bénéficier des meilleurs atouts du numérique, il est primordial de déterminer les documents à numériser. Par exemple:
- pour simplifier les règlements dans un processus rentable et sécurisé, numérisez les documents financiers, tels que les factures des fournisseurs;
- pour optimiser le traitement des événements de chaque salarié (maladie, vacances, congés…) numérisez les documents des ressources humaines.
Notre objectif est d’analyser et comprendre vos méthodes et/ou façons de faire actuelles afin de vous proposer des améliorations et vous suggérer de nouvelles méthodes de travail.
De plus, nous apportons une réponse immédiate en cas de demande durant la réalisation du projet de numérisation et/ou après. Par exemple: vous avez besoin d’un document qui se trouve dans une des boîtes de documents à numériser à notre bureau? Aucun souci, un coup de fil et c'est réglé! Ce document sera numérisé et/ou envoyé à votre demande tout en respectant les délais fixés par vous-même.
Comment assurer la valeur juridique du document numérique ?
Nous documentons toutes les étapes de la numérisation afin d’être en mesure de démontrer, au besoin, que le document résultant du transfert comporte la même information que le document source et que son intégrité est assurée. La documentation relative au projet représente un élément essentiel pouvant être utilisé pour des fins de preuves légales.
Source : Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (L.R.Q., chapitre c-1.1)
4 bonnes raisons de faire affaire avec nous
- Qualité à un prix raisonnable;
- Support après-vente;
- Sécurité et confidentialité;
- Service express (urgent).
Un service de numérisation de documents sur place!
Pour des exigences de confidentialité et de sécurité, notre équipe se déplace dans vos locaux pour numériser vos documents.