Processus par lequel on transfère manuellement les données d’une copie papier (ou électronique) vers un fichier électronique en vue de les mettre en mémoire à l’aide de logiciels appropriés, un identifiant unique permettant de nommer le fichier image dans un langage propre à chacun des clients (code alphanumérique ou numérique, date, numéro d’identification de dossier, etc.). L’indexation automatique peut également se faire à l’aide d’un lecteur de reconnaissance ou un lecteur de code à barres. L’exactitude des données doit être vérifiée à chaque étape du processus afin d’en assurer la conformité.